Forretningsbetingelser

1. Introduktion

1.1. Disse generelle vilkår og betingelser er gældende for tolkning og oversættelse samt øvrige ydelser, der leveres af ViTolker ApS, CVR nr. DK37537241 (“ViTolker”) til dig (“Kunden”). Enhver afvigelse fra disse generelle vilkår og betingelser skal være skriftlig og underskrevet af ViTolker for at være gældende. Herunder gældende rammeaftale, hvor særlige vilkår fremgår.

1.2 Kunden anses for at have accepteret vilkårene, når han opretter bestilling eller anmoder om igangsætning af arbejdet.

1.3 Den imellem parterne indgåede aftale og ViTolkers forretningsbetingelser regulerer parternes aftaleforhold. Efterfølgende ændringer, herunder tilføjelser samt tillægsaftaler, kræver ViTolkers udtrykkelige skriftlige accept. Såfremt sådanne ændringer resulterer i en forlængelse af bestillingens færdiggørelse, bliver leveringsfristen, der er aftalt ved projektets start, forholdsmæssigt rykket.

1.4 Ethvert tilbud om samarbejde fra tolke, kunder og øvrige instanser, er alene gældende når ViTolker skriftligt her godkendt disse samarbejdsvilkår. Bliver der varetaget opgaver uden ViTolkers eksplicit skriftligt godkendelse om samarbejdsvilkår, vil ViTolkers egne vilkår altid være de gældende.

2. Tilbud og underskrift af aftaler

2.1. En aftale er indgået, når kunden opretter bestilling eller har godkendt et tilbud udstedt af ViTolker, eller når ViTolker har sendt en skriftlig bekræftelse på en opgave bestilt af kunden. Godkendelse eller bekræftelse foregår via e-mail, afgivet telefonisk eller i ViTolkers bookingportal, anses som værende gældende og bindende for kunden.

2.2 Hvis den person, der tildeler ViTolker en bestilling, ikke ved indgåelsen af aftalen eksplicit påpeger, at han eller hun handler efter ønske fra eller på vegne af en tredjepart, og ved bestillingens accept leverer en skriftlig fuldmagt fra denne tredjepart som bevis på dette, betragtes den person, der har tildelt ViTolker bestillingen, som kunden.

2.3 Tilbud, som er givet af ViTolker, er givet under forudsætning af, at det materiale, der i sidste ende indsendes af Kunden til brug for ViTolker, er det samme medie, format og på anden vis i overensstemmelse med det materiale, der har dannet grundlag for tilbuddet. Foretages der af kunden ændringer i materialet, således at der er uoverensstemmelse mellem materialet, som Vitolker har givet tilbud på, og det endelige materiale tilsendt af kunden, forbeholder ViTolker sig retten til at justere sit tilbud.

2.4 ViTolkers tilbudspris er gældende i 14 dage fra afsendelsen af tilbuddet og er herefter ikke bindende for ViTolker.

3. Leveringsbestemmelser

3.1 ViTolker skal så vidt muligt overholde aftalte leveringsfrister, med forbehold for tilfælde hvor ViTolker afventer input / materiale fra kunden. Hvis der ikke er aftalt nogen tidsplan, leverer ViTolker ydelsen hurtigst muligt.

3.2 ViTolker forbeholder sig retten fremrykke aftalt leveringsfrist, såfremt ViTolker ikke har modtaget materialet rettidigt og i det aftalte format.

3.3 Hvis ViTolkers levering til Kunden forsinkes, giver dette ikke kunden ret til at annullere transaktionen, før efter en skriftlig anmodning til ViTolker med henblik på løse problemet. Derefter har ViTolker en rimelig frist til at levere ydelsen som aftalt.

3.4 ViTolker leverer den skriftlige ydelse pr. mail eller via andet internetbaseret løsning.

3.5 Det er kundens ansvar i bestillingen eller i forbindelse med forespørgsel at indgive korrekt og præcis mødeadresse, tid og evt. lokalenummer.

3.6 Ved ændringer indenfor afbestillingsfristen (se punkt 4) af mødeadresse, vil ViTolker afbestille den oprindelige bestilling og foretage en nyoprettet bestilling med den nye adresse på vegne af kunden.

4. Ændring eller annullering

4.1 Hvis kunden foretager ændringer eller tilføjelser til en bestilling, efter en aftale er indgået, og hvis disse ændringer og/eller tilføjelser ikke er begrænsede i omfang, forbeholder ViTolker sig ret til at ændre leveringstidspunktet og/eller tillæg i henhold til bestillingens ændrede karakter. ViTolker beslutter suverænt, om en ændring og/eller en tilføjelse er begrænset i omfang eller ej.

4.2 Hvis kunden annullerer en bestilling på en skriftlig oversættelse, efter at aftalen er indgået pr. mail eller telefonisk, skal kunden betale hele den aftalte pris, medmindre andet på forhånd er aftalt med ViTolker. ViTolker leverer alt arbejde, der allerede er udført, til kunden. Ved skriftlige ydelser er dette gældende straks efter Kundens accept eller oprettelse af en bestilling.

4.3 For tolkebestillinger på en varighed på op til 3 timer, kan Kunden omkostningsfrit afbestille indtil 48 timer før tolkestart. Indenfor 48 timer før tolkestart opkræves Kunden det fulde beløb for bestillingen. De 48 timer regnes inden for almindelig arbejdstid, som er hverdage mellem kl. 8-17. Weekender og helligdage er ikke medregnet i afbestillingsfristen. Eksempel: Har man bestilt en tolk til mandag morgen kl. 9.30, skal man afbestille tolkningen fredag morgen inden kl. 9.30.

4.4 For tolkebestillinger på en varighed på over 3 timer, kan Kunden omkostningsfrit afbestille indtil 5 hverdage før tolkestart. Indenfor 5 hverdage før tolkestart opkræves Kunden det fulde beløb for bestillingen.

4.5 Særligt gældende ved simultantolkninger er afbestillingsfristen 14 dage. Herefter opkræves Kunden det fulde beløb for bestillingen.

4.6 For tegnsprog tolkebstillinger vil Kunden opkræves det fulde beløb for bestillingen, hvis afbestilling sker inden for 14 dage fra tolkestart tidspunkt.

5. Udførelse af bestillinger og fortrolighed

 5.1 Hvad angår løsningen af oversættelses bestillinger, er det kundens ansvar på opfordring at levere al nødvendig og relevant information til ViTolker angående den tekst, der skal oversættes, herunder eventuel særlig terminologi. Kunden er fuldt ansvarlig for at bestillingen er udtømmende og tilstrækkeligt beskrevet til ViTolker.

5.2 ViTolker har ret til at bruge underleverandører til løsningen af en bestilling. ViTolker er over for kunden ansvarlig for underleverandørens arbejde, som var arbejdet udført af ViTolker selv.

5.3 Hvis ViTolkers levering til Kunden forsinkes, giver dette ikke kunden ret til at annullere transaktionen, før efter en skriftlig anmodning til ViTolker med henblik på at løse problemet. Efter anmodningen, har ViTolker en rimelig frist til at levere ydelsen som aftalt.

5.4 ViTolker behandler alle oplysninger og bestillinger modtaget fra kunden som fortrolige og pålægger sine underleverandører den samme tavshedspligt.

5.5 Kunden anerkender og accepterer, at (i) fortrolige oplysninger om ViTolker, der er tildelt den pågældende kunde, ved leveringen af et produkt eller en tjeneste, skal betragtes som ViTolkers ejendom og (ii) at opbevare sådanne oplysninger fortroligt og ikke videregive sådanne til nogen tredjeparter, undtagen i det omfang at fortrolige oplysninger skal offentliggøres i henhold til gældende lov, forudsat at den pågældende kunde a) i videst muligt omfang underretter ViTolker om de oplysninger, der skal offentliggøres og omstændighederne i forbindelse med offentliggørelsen, som påstås at være nødvendig, og at gøre dette så tidligt som muligt før en sådan offentliggørelse samt (b) træffe alle rimelige forholdsregler for at undgå og begrænse offentliggørelsen.

5.6 ViTolker har lov til, loyalt og som en del af ViTolkers generelle markedsføringsaktiviteter (fx ved at bruge kundens logo mv.), at henvise til det faktum, at Kunden er kunde hos ViTolker, samt bruge leveringen til markedsføringsformål, uden at betale noget gebyr til Kunden.

5.7 Kunden må under ingen omstændigheder dele oplysninger om tolke og oversættere tilknyttet ViTolker til tredjepart, og må aldrig anvende tolke og oversættere til anden opgave end det i bestillingen aftalte omfang.

6. Gebyr og betaling

6.1 ViTolkers gebyr for en bestilling vil blive oplyst til Kunden inden påbegyndelsen af bestillingen.

6.2 De angivne priser er eksklusive moms, hvis ikke andet eksplicit fremgår.

6.3 ViTolker har standard betalingsbetingelser på 8 dage for alle kundefakturaer. Hvis betaling for fakturaen ikke er modtaget på eller inden den forfaldsdato, der er angivet på fakturaen, er kunden forpligtet til at betale gebyrer for sen betaling samt renter, som udstedt af ViTolkers tredjeparts. Når gebyrer og renter er udstedt af inddrivelsesselskabet, er kunden forpligtet til at betale disse gebyrer til ViTolker, da ViTolker bliver opkrævet disse gebyrer af inddrivelsesselskabet og kan ikke annullere dem.

6.4 Kunden har ikke ret til at bruge nogle leveringer, før fuld betaling er sket.

6.5 ViTolker har ret til at annullere alt arbejde for kunden, hvis kunden ikke betaler rettidigt.

6.6 ViTolker opkræver akuttillæg for bestillinger på 50% ekstra ved bestilling med levering indenfor 24 timer.

6.7 ViTolker opkræver altid per påbegyndt time.

6.8 For bestillinger af fremmødetolkning opkræves for vederlag for den tid, der medgår til transport fra tolkens kontor/hjemadresse, til det sted, hvor tolkningen foregår, hvis afstanden overstiger 10 km. Vederlaget til transporttid beregnes ud fra tolkens samlede transporttid. Afregning sker per påbegyndt 1/2 time med takst, som udgør halvdelen af tolketaksten. Udover opkrævning til vederlag for transporttid, ydes der tillige godtgørelse for kilometergodtgørelse. Kilometergodtgørelsen beregnes med enhver tid af SKAT højeste fastsatte takster for erhvervsmæssig kørsel i egen bil. Godtgørelse beregnes på grundlag af ruten fra Google Maps.

7. Reklamationer

7.1. Når ViTolker leverer det færdige materiale eller har gennemført en tolkeydelse til Kunden, er Kunden ansvarlig for en grundig gennemgang af materialet og for at sikre forholdene for tolkningen er fyldestgørende. Hvis Kunden vil påberåbe sig en reklamation, skal Kunden, straks efter reklamationen er eller burde være opdaget, dog senest 10 dage fra leveringen, give ViTolker skriftlig meddelelse herom, samt anføre hvori reklamationen består. Hvis Kunden ikke reklamerer som anført, kan Kunden ikke senere gøre reklamationen gældende.

7.3 ViTolker er altid berettiget til afhjælpning og/eller udskiftning. Ved korrekt afhjælpning og/eller udskiftning kan kunden ikke gøre krav på andre retsmidler på grund af misligholdelse. Proportional reduktion af priser ydes kun i tilfælde af materielle fejl, som ViTolker har valgt ikke at afhjælpe og/eller udskifte.

6.2 Kunden anerkender udtrykkeligt, at forskellige oversættelser af et givent dokument eller mundtlige tolkninger til enhver tid er mulige. Kunden anerkender ligeledes udtrykkeligt, at det i visse tilfælde er umuligt at oversætte et givent ord eller en given sætning en til en.

7.4 Indsendelse af en reklamation skal under ingen omstændigheder fritage kunden fra dennes betalingsforpligtelse.

8. Ansvar for tab og erstatning

8.1 ViTolker påtager sig intet ansvar for skader eller økonomisk tab, herunder (men ikke begrænset til) driftstab, tab af profit, tab af data, tab af materiale eller et hvilket som helst andet indirekte økonomisk tab, der lides som konsekvens af brugen af ViTolkers produkter eller tjenester.

8.2 ViTolker er ikke ansvarlig for noget tab, der rammer kunden som direkte eller indirekte følge af, at ViTolker på grund af omstændigheder, der ligger uden for ViTolkers kontrol, forhindres eller forsinkes i opfyldelsen af sine forpligtelser.

8.3 Kunden bærer al risiko ved at bruge teksten, der er oversat af ViTolker, herunder for personlig skade og økonomisk tab. Det forventes, at kunden kontrollerer korrektheden af de oversættelser, ViTolker leverer, især når det kan være af afgørende betydning, såsom ved tal eller medicinske oplysninger. Kunden kan således ikke holde ViTolker ansvarlig for tab eller skade forårsaget af brugen af dokumenter eller information fra kunden, som ViTolker muligvis har oversat.

8.4 ViTolkers forpligtelser i henhold til denne aftale skal undtages i tilfælde af force majeure, hvilket indebærer forhold, der ikke er omfattet af en parts kontrol, herunder strejke, arbejdskonflikt, mangelfuld eller forsinket levering fra underleverandører eller eksterne konsulenter, brand, vandskader og naturkatastrofer, og som ViTolker ikke kunne have taget i betragtning ved indgåelsen af denne aftale.

8.5 I tilfælde af at ViTolkers leverance overtræder tredjeparts ret, har ViTolker ret til (i) at søge at indhente Kunden retten til at anvende den givne levering, (ii) at eliminere overtrædelsen ved at ændre eller erstatte den valgte levering eller ( iii) opsige aftalen mod tilbagebetaling af det modtagne vederlag.

8.6 Hvis kunden er underrettet og/eller sagsøges for krænkelse af tredjemands rettigheder, er kunden forpligtet til at give ViTolker skriftlig meddelelse herom.

8.7 Kunden skal godtgøre ViTolker for ethvert erstatningskrav, der fremsættes af tredjepart som resultat af ViTolkers løsning af en bestilling for kunden.

8.8 I alle tilfælde begrænses ViTolkers samlede ansvar til det beløb, som Kunden har betalt til ViTolker, og er underlagt Kundens fremsendelse af et skriftligt krav inden for 3 måneder fra ViTolkers levering.

8.9 Kunden må aldrig tage direkte kontakt til tolke og oversættere med mindre andet er aftalt gennem ViTolker-administration

8.10 Kunden er indforstået med, at de tolke og oversættere, som tidligere er anvendt af ViTolker til udførelse af bestillinger for kunden, må ikke rekvireres direkte til bestillinger udenom ViTolker i op til 2 år efter sidste udførte bestilling gennem ViTolker. Kunden er indforstået med at blive pålagt kompensation af ViTolker for tabt fortjeneste i sådanne tilfælde. Dette gælder uagtet tolkens eller oversætterens tilknytningsforhold til ViTolker.

9. Aftalens ophør

9.1 ViTolker kan uden varsel opsige den med kunden indgåede aftale og er ikke forpligtet til at genforhandle denne, hvis kunden går konkurs eller i betalingsstandsning, ViTolkers aktiviteter hindres af force majeure, kunden ikke opfylder sin betalingspligt, kunden ved sine handlinger eller forsømmelighed hindrer eller umuliggør, at ViTolker kan fuldføre bestillingen i henhold til denne aftale,

kunden forlanger, at ViTolker handler i modstrid med god teknisk eller professionel forretningsskik ved udførelsen af bestillingen, kunden på anden måde begår væsentligt aftalebrud.

10. Intellektuelle ejendomsrettigheder

10.1 Alle intellektuelle ejendomsrettigheder i forbindelse med ViTolkers tjenester, herunder software, forretningshemmeligheder og knowhow tilhørende ViTolker med alle rettigheder forbeholdes.

10.2 ViTolkers ejendomsrettigheder og intellektuelle ejendomsrettigheder til den service/ydelse, der leveres af ViTolker, herunder udviklet koncept, herunder, men ikke begrænset til, skitser, layout, tekstforslag og tekster, uanset hvilken teknik, der er blevet brugt til at udvikle sådanne rettigheder og uanset hvilken måde sådanne rettigheder gemmes på, tilhører ViTolker, indtil fuld betaling er modtaget.

10.3 Kunden accepterer, at ingen fortrolige, private eller hemmelige oplysninger fra ViTolker overtræder eller strider mod tredjeparts intellektuelle ejendomsrettigheder, og Kunden accepterer at fritage ViTolker for ethvert ansvar, som ViTolker måtte pådrage sig i forbindelse med eventuelle krav mod ViTolker baseret på et krav om at de oplysninger, som kunden har givet til ViTolker krænker nogen tredjeparts intellektuelle ejendomsrettigheder eller andre ejendomsrettigheder.

11. Personlige data

11.1 For at kunne levere og forbedre sine tjenester indsamler ViTolker visse data om kunden. ViTolker skal til enhver tid overholde gældende databeskyttelses- og privatlivslovgivning vedrørende behandling af personoplysninger om kunden. I denne bestemmelse har udtrykket “personoplysninger” samme betydning som det tilsvarende udtryk i den generelle databeskyttelsesforordning.

11.2 Kunden kan altid kontakte ViTolker (Databeskyttelsesansvarlig Zuher Redha på (sikkerhed@vitolker.dk) og anmode om oplysning om hvilke oplysninger ViTolker har indsamlet og lagret. Kunden kan også under visse omstændigheder rette eller slette i deres profil.

11.3 Kunden anerkender og accepterer, at ViTolker under visse omstændigheder kan være forpligtet til at videregive personlige oplysninger til tredjeparter, for eksempel for at overholde gældende love eller for at beskytte og forsvare ViTolkers ejendomsrettigheder, hvis den tredjepart, der modtager oplysningerne, er bundet af professionel tavshedspligt eller fortrolighed.

11.4 Alle oplysninger om behandling af personoplysninger, herunder kundens rettigheder, er beskrevet grundigt i vores fortrolighedspolitik, som findes på vores hjemmeside www.ViTolker.dk.

12. Ændringer

12.1 ViTolker forbeholder sig til enhver tid ret til at ændre vilkårene. Enhver aftale mellem kunden og ViTolker vil være underlagt vilkårene på tidspunktet for aftalens indgåelse.

12.2. Den seneste version af de generelle vilkår og betingelser kan altid findes på https://vitolker.dk/forretningsbetingelser/ .

13. Regulerende lov og instans

13.1 Enhver tvist mellem kunden og ViTolker skal afgøres ved Københavns Byret i henhold til dansk lov.

Senest opdateret pr. 1 maj 2020